BỘ TÀI CHÍNH
BỘ TÀI CHÍNH
___________
Số 32/2011/TT-BTC
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________________________
Hà Nội, ngày 14 tháng 03 năm 2011 |
THÔNG TƯ
Hướng
dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử
bán
hàng
hóa,
cung ứng dịch vụ
____________________
Căn cứ
Luật Quản lý thuế ngày 29 tháng 11 năm 2006;
Căn cứ
Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ
Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005, Nghị định số 27/2007/NĐ-CP
ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, Nghị định số
35/2007/NĐ-CP ngày 08/03/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
Căn cứ
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về
hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính,
Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá
đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện
tử khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Điều 2.
Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với:
- Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung
ứng dịch vụ.
- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải
pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu
của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc
khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều 3.
Hóa đơn điện tử
1. Hoá
đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng
dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện
tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã
được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của
các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn
điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán
hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền
bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận
tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập
theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc
liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng
một lần duy nhất.
2. Hóa
đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện
điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3. Hóa
đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự
đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ
khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí
đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những
thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị
hóa đơn điện tử.
b) Thông
tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn
chỉnh khi cần thiết.
Điều 4.
Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử
1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử
Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp
dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn
điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu
rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của
người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung
gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho
người mua).
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan
phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn,
bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện
tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện
tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao
dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền
tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ
hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu
cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ
liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào
phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng
các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với
các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đ��m bảo sao
lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn
bộ dữ liệu.
Điều 5.
Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện
sau:
- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại
Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch
vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm
bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông
tư này.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao
đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp
ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các
hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ
liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu,
sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự
phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham
gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử
phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa
đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành
kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng
giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua
hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu
mẫu, số thứ tự).
Điều
6.
Nội dung
của
hoá đơn điện tử
1. Hóa đơn điện
tử phải có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu
mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số
153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số
thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số
thuế của người mua;
d)
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số
lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị
gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia
tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký điện tử theo
quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký
điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là
đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài
thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng
tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ
số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ,
nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số
hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Trường hợp
không
có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc
lập hóa đơn
điện tử
để
xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ
thì ngôn
ngữ được sử dụng
trên hóa đơn điện
tử (hóa đơn
xuất khẩu)
là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu,
tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để
ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi
rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Các nội dung quy định từ
điểm b đến điểm d
khoản 1 Điều này phải phản ánh
đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt
động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc
người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp
dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.
2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung
bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Chương II
KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN
ĐIỆN TỬ
Điều 7.
Khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử
1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo
định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa
đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước
khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc
của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương
tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định
áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy
hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế
và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo
Mẫu
số 1 Phụ lục
ban hành kèm theo Thông tư này).
Quyết
định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ
thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi
tạo, lập hoá đơn điện tử.
Phương
tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ
phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá
đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy
trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ
tổ chức.
- Trách
nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân
chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách
nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Phát
hành hóa đơn điện tử
Trước
khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo
phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ,
điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký
hiệu mẫu số hóa đơn,
ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến
số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp
luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng
giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan
thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó
nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo
hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện
tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện
tử.
Thông
báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết
tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin
điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn
điện tử.
3. Tổ
chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn
tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành
từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung
cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể:
nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch
vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp
dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn
đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự
in.
Điều 8. Lập hóa đơn điện tử
1. Lập
hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông
tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các
hình thức lập hóa đơn điện tử:
- Người
bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn
điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
- Người
bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương
trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa
đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi
hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch
vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình
thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi
trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực
hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người
bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo
cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Trường
hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người
mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ
chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện
tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi
thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người
bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ
thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện
tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử
của
tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa,
dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán
vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi
cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ
thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi
nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện
ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử
có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng
hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người
bán và người mua chưa kê khai thuế,
nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và
người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên
tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc
tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để
gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay
thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng
dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì
người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai
bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá
bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn
điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người
mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và
hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Điều 10. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài
chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử
theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Điều 11.
Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử
1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế
toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định
của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức
trung gian
này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua
là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử có
trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như:
bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong)
hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn
điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các
điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để
tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được
khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung
hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định
nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có gi� trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham
chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu
không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu
hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn
của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường
của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ
tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông
tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường
hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan
còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua
yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường
hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với
các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện
báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài
chính.
Điều 12.
Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1.
Nguyên tắc chuyển đổi
Người
bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh
nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển
đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh
nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều
này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người
bán.
Người
mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc
lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển
đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định
nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều
kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn
giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa
đơn giấy.
3. Giá
trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn
điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn
của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và
chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của
pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký
hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu
riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm
đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn
điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ
và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển
đổi.
Điều 13. Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng
hoá đơn điện tử
1. Cơ
quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử
lý các vi phạm về hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng
dịch vụ.
2. Tổ chức sử dụng hoá đơn
điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có
trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử, các phương tiện lưu trữ
hóa đơn điện tử cùng các tài liệu khác cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo quy định của pháp luật.
Việc
thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa,
cung cấp dịch vụ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Việc niêm
phong, tạm giữ, tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hoá đơn điện tử thực
hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 2 năm 2007 của
Chính phủ.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14.
Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện
1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/5/2011.
2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính
phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.
Trong
quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về
Bộ Tài chính để được hướng dẫn giải quyết kịp thời./.
Nơi nhận:
- Thủ tướng Chính phủ và các Phó TTCP;
- Văn phòng TW và các ban của Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao;
- Toà án Nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Ban chỉ đạo Trung ương về phòng, chống tham nhũng.
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- UBND, Sở Tài chính, Cục thuế, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố
trực thuộc TW;
- Website Chính phủ; Công báo;
- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước;
- Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;
- Website Bộ Tài chính;
- Lưu VT, TCT (VT, CS-4b).Thu
Hà |
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
(Đã ký)
Đỗ Hoàng Anh Tuấn |